Quy trình khiếu nại này được thiết lập để đáp ứng các yêu cầu của Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ năm 1990 (ADA). Bất kỳ ai muốn nộp đơn khiếu nại cáo buộc phân biệt đối xử dựa trên khuyết tật trong việc cung cấp dịch vụ, hoạt động, chương trình hoặc phúc lợi của Virginia Tax đều có thể sử dụng mẫu này. Chính sách Nhân sự của Sở Thuế Virginia quản lý các khiếu nại liên quan đến việc làm về phân biệt đối xử với người khuyết tật.

Khiếu nại phải được lập thành văn bản và chứa thông tin về hành vi phân biệt đối xử bị cáo buộc như tên, địa chỉ, số điện thoại của người khiếu nại; địa điểm, ngày tháng và mô tả về hành vi phân biệt đối xử bị cáo buộc. Những phương tiện thay thế để nộp đơn khiếu nại, chẳng hạn như phỏng vấn trực tiếp hoặc ghi âm khiếu nại, sẽ được cung cấp cho người khuyết tật khi có yêu cầu.

Khiếu nại phải được người khiếu nại và/hoặc người được chỉ định nộp càng sớm càng tốt nhưng không muộn hơn 180 ngày dương lịch sau khi xảy ra hành vi vi phạm bị cáo buộc tới:

Kimberly Warren
Điều phối viên ADA
Sở Thuế Virginia
PO Hộp 1461
Richmond, VA 23218-1461

Trong vòng 15 ngày dương lịch sau khi nhận được khiếu nại, Cô Warren hoặc người được chỉ định sẽ gặp người khiếu nại để thảo luận về khiếu nại và giải pháp có thể giải quyết. Trong vòng 15 ngày theo lịch kể từ cuộc họp, Bà Warren hoặc người được chỉ định sẽ trả lời bằng văn bản và khi thích hợp, theo định dạng mà người khiếu nại có thể truy cập được. Phản hồi sẽ giải thích quan điểm của Virginia Tax và đưa ra các phương án giải quyết khiếu nại một cách cơ bản.

Nếu phản hồi của Virginia Tax không giải quyết được vấn đề một cách thỏa đáng, người khiếu nại và/hoặc người được chỉ định có thể kháng cáo quyết định trong vòng 15 ngày dương lịch sau khi nhận được phản hồi cho Ủy viên Thuế hoặc người được chỉ định.

Trong vòng 15 ngày dương lịch sau khi nhận được đơn kháng cáo, Ủy viên thuế hoặc người được chỉ định sẽ gặp người khiếu nại để thảo luận về khiếu nại và các giải pháp khả thi. Trong vòng 15 ngày dương lịch sau cuộc họp, Ủy viên thuế hoặc người được chỉ định sẽ trả lời bằng văn bản và, nếu phù hợp, theo định dạng mà người khiếu nại có thể truy cập, với giải pháp cuối cùng cho khiếu nại.

Tất cả các khiếu nại bằng văn bản được bà Warren hoặc người được chỉ định nhận được, các đơn kháng cáo gửi đến Ủy viên thuế hoặc người được chỉ định và phản hồi từ các văn phòng 2 này sẽ được Virginia Tax lưu giữ trong ít nhất 3 năm.