Quyền và trách nhiệm

Quyền của Người yêu cầu và Trách nhiệm của Cơ quan Thuế Virginia theo Đạo luật Tự do Thông tin của Virginia

Đạo luật Tự do Thông tin của Virginia (FOIA), nằm tại § 2.2-3700 et seq. của Bộ luật Virginia, đảm bảo cho công dân của Khối thịnh vượng chung và đại diện của phương tiện truyền thông quyền truy cập vào hồ sơ công khai do các cơ quan công, viên chức công và nhân viên nhà nước nắm giữ.

Hồ sơ công khai là bất kỳ văn bản viết hoặc bản ghi âm nào - bất kể là hồ sơ giấy, tệp điện tử, bản ghi âm thanh hoặc video hoặc bất kỳ định dạng nào khác - được chuẩn bị, sở hữu hoặc do một cơ quan công hoặc các viên chức, nhân viên hoặc đại lý của cơ quan này nắm giữ trong quá trình giao dịch công việc. Mọi hồ sơ công khai đều được coi là công khai và chỉ có thể được giữ lại nếu có miễn trừ theo luật định cụ thể.

Khai thuế và các thông tin thuế bí mật khác không phải là hồ sơ công khai. Do đó, yêu cầu cung cấp thông tin người nộp thuế thông qua Đạo luật Tự do Thông tin sẽ bị từ chối.

Chính sách của FOIA nêu rõ rằng mục tiêu của FOIA là thúc đẩy sự nhận thức cao hơn của tất cả mọi người về các hoạt động của chính phủ. Để thúc đẩy chính sách này, FOIA yêu cầu luật phải được giải thích một cách tự do, có lợi cho quyền truy cập và bất kỳ miễn trừ nào cho phép giữ lại hồ sơ công khai phải được giải thích một cách hạn chế.

Quyền FOIA của quý vị

  • Bạn có quyền yêu cầu kiểm tra hoặc nhận bản sao hồ sơ công khai hoặc cả hai.
  • Bạn có quyền yêu cầu ước tính trước bất kỳ khoản phí nào cho các hồ sơ được yêu cầu.
  • Nếu quý vị tin rằng các quyền FOIA của mình đã bị vi phạm, quý vị có thể nộp đơn lên tòa án quận hoặc tòa án khu vực để buộc tuân thủ FOIA.
  • Mặc dù thông tin bí mật của người nộp thuế, bao gồm cả tờ khai thuế, không có sẵn theo FOIA, người nộp thuế có thể nhận được bản sao tờ khai thuế của mình bằng cách điền vào mẫu VA-1 và gửi đến Bộ phận Dịch vụ Khách hàng của Sở Thuế Virginia. Có khoản phí $5 cho mỗi tờ khai thuế được yêu cầu.

Yêu cầu hồ sơ từ Sở Thuế Virginia

  • Bạn có thể yêu cầu hồ sơ từ Virginia Tax qua đường bưu điện, fax, email, trực tiếp hoặc qua điện thoại.
  • Yêu cầu của bạn phải xác định các hồ sơ bạn đang tìm kiếm với độ cụ thể hợp lý ". " Đây là một tiêu chuẩn thông thường. Nó không đề cập đến hoặc giới hạn khối lượng hoặc số lượng hồ sơ mà bạn đang yêu cầu; thay vào đó, nó yêu cầu bạn phải đủ cụ thể để chúng tôi có thể xác định và xác định vị trí các bản ghi mà bạn đang tìm kiếm.
  • Yêu cầu của bạn phải yêu cầu hồ sơ hoặc tài liệu hiện có. FOIA cấp cho bạn quyền kiểm tra hoặc sao chép hồ sơ; nó không áp dụng cho tình huống bạn đang đặt câu hỏi chung về công việc của Virginia Tax, cũng không yêu cầu Virginia Tax tạo một hồ sơ không tồn tại.
  • Bạn có thể chọn nhận hồ sơ điện tử ở bất kỳ định dạng nào mà Virginia Tax sử dụng trong quá trình kinh doanh thông thường.
    • Ví dụ, nếu bạn yêu cầu hồ sơ được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu Excel, bạn có thể chọn nhận hồ sơ đó qua phương tiện điện tử, qua email hoặc trên đĩa máy tính hoặc nhận bản in của hồ sơ đó
  • Nếu chúng tôi có thắc mắc về yêu cầu của bạn, vui lòng hợp tác với nhân viên để làm rõ loại hồ sơ bạn đang tìm kiếm hoặc cố gắng đạt được thỏa thuận hợp lý về cách phản hồi cho một yêu cầu lớn. Việc gửi yêu cầu FOIA không phải là một quá trình đối đầu, nhưng chúng tôi có thể cần thảo luận về yêu cầu của bạn để đảm bảo rằng chúng tôi hiểu bạn đang tìm kiếm hồ sơ nào.

Để yêu cầu hồ sơ từ Virginia Tax, vui lòng liên hệ:

Nhân viên công bố
Sở Thuế Virginia
PO Hộp 2475
Richmond, Va. 23218
Văn phòng: 804.404.4029 
Số fax: 804.786.4204
Email:  foia@tax.virginia.gov

Bạn cũng có thể liên hệ với viên chức FOIA nếu có thắc mắc liên quan đến việc yêu cầu hồ sơ từ Cơ quan Thuế Virginia. Ngoài ra, Hội đồng tư vấn về tự do thông tin cũng sẵn sàng trả lời các câu hỏi về FOIA. Bạn có thể liên hệ với Hội đồng qua email foiacouncil@leg.state.va.us hoặc qua điện thoại 804 . 225 . 3056 hoặc 866 . 448 . 4100 .

Trách nhiệm của Sở Thuế Virginia trong việc trả lời yêu cầu của bạn

  • Virginia Tax phải trả lời yêu cầu của bạn trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu. " Ngày thứ nhất " được coi là ngày sau khi nhận được yêu cầu của bạn. Khoảng thời gian năm ngày không bao gồm cuối tuần hoặc ngày lễ.
  • Lý do đằng sau yêu cầu của bạn về hồ sơ công khai từ Virginia Tax không liên quan và bạn không phải nêu lý do tại sao bạn muốn hồ sơ trước khi chúng tôi trả lời yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, FOIA cho phép Virginia Tax yêu cầu bạn cung cấp tên và địa chỉ pháp lý của bạn.
  • Đạo luật FOIA yêu cầu Sở Thuế Virginia phải đưa ra một trong những phản hồi sau đây cho yêu cầu của bạn trong thời hạn năm ngày:
    1. Chúng tôi cung cấp cho quý vị toàn bộ hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu.
    2. Chúng tôi sẽ giữ lại tất cả hồ sơ bạn yêu cầu vì tất cả hồ sơ đều phải tuân theo một điều khoản miễn trừ theo luật định cụ thể. Nếu tất cả hồ sơ đều bị giữ lại, chúng tôi phải gửi cho bạn phản hồi bằng văn bản. Văn bản đó phải xác định khối lượng và nội dung của hồ sơ đang được giữ lại, đồng thời nêu rõ phần cụ thể của Bộ luật Virginia cho phép chúng tôi giữ lại hồ sơ.
    3. Chúng tôi cung cấp một số hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu, nhưng giữ lại các hồ sơ khác. Chúng tôi không thể giữ lại toàn bộ hồ sơ nếu chỉ một phần của nó thuộc diện miễn trừ. Trong trường hợp đó, chúng tôi có thể biên tập phần hồ sơ có thể bị giữ lại và phải cung cấp cho quý vị phần còn lại của hồ sơ. Chúng tôi phải cung cấp cho quý vị một phản hồi bằng văn bản nêu rõ phần cụ thể của Bộ Luật Virginia cho phép giữ lại các phần của hồ sơ được yêu cầu.
    4. Chúng tôi thông báo cho bạn bằng văn bản rằng hồ sơ được yêu cầu không tìm thấy hoặc không tồn tại (chúng tôi không có hồ sơ bạn muốn). Tuy nhiên, nếu chúng tôi biết rằng một cơ quan công quyền khác có hồ sơ được yêu cầu, chúng tôi phải đưa thông tin liên hệ của cơ quan công quyền đó vào trong phản hồi cho bạn.
    5. Nếu Virginia Tax không thể phản hồi yêu cầu của bạn trong thời hạn năm ngày, chúng tôi phải nêu rõ điều này bằng văn bản, giải thích các điều kiện khiến việc phản hồi trở nên không thể. Điều này sẽ cho phép chúng tôi có thêm bảy ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn, tổng cộng chúng tôi có 12 ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn. 
  • Nếu bạn yêu cầu một số lượng hồ sơ rất lớn và chúng tôi cảm thấy không thể cung cấp hồ sơ cho bạn trong vòng 12 ngày làm việc mà không làm gián đoạn các trách nhiệm tổ chức khác của chúng tôi, chúng tôi có thể gửi đơn yêu cầu tòa án gia hạn thêm thời gian để phản hồi yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, FOIA yêu cầu chúng tôi phải nỗ lực hợp lý để đạt được thỏa thuận với bạn về việc sản xuất hoặc lưu trữ hồ sơ trước khi chúng tôi ra tòa để yêu cầu gia hạn thời gian.

Chi phí

  • Bạn có thể phải trả tiền cho những hồ sơ mà bạn yêu cầu từ Virginia Tax. FOIA cho phép chúng tôi tính phí thực tế khi trả lời các yêu cầu FOIA. Điều này sẽ bao gồm các mục như thời gian nhân viên dành để tìm kiếm hồ sơ được yêu cầu, chi phí sao chép hoặc bất kỳ chi phí nào khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp hồ sơ được yêu cầu. Không thể bao gồm chi phí chung.
  • Nếu chúng tôi ước tính rằng sẽ tốn nhiều hơn $200 để trả lời yêu cầu của bạn, chúng tôi có thể yêu cầu bạn trả tiền đặt cọc, không vượt quá số tiền ước tính, trước khi tiếp tục yêu cầu của bạn. Năm ngày mà chúng tôi phải trả lời yêu cầu của bạn không bao gồm thời gian từ khi chúng tôi yêu cầu đặt cọc đến khi nhận được.
  • Quý vị có thể yêu cầu chúng tôi ước tính trước các khoản phí cho việc cung cấp hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu. Điều này sẽ cho phép quý vị biết trước về bất kỳ chi phí nào hoặc cho quý vị cơ hội sửa đổi yêu cầu của mình trong nỗ lực giảm chi phí ước tính.
  • Nếu bạn nợ chúng tôi tiền từ yêu cầu FOIA trước đó chưa được thanh toán trong hơn 30 ngày, Virginia Tax có thể yêu cầu thanh toán hóa đơn quá hạn trước khi phản hồi yêu cầu FOIA mới của bạn.

Các loại hồ sơ

Virginia Tax có thể phản hồi yêu cầu của bạn bằng cách hướng dẫn bạn đến trang web có chứa các hồ sơ sau:

  • Bộ luật thuế của Virginia (Tiêu đề 58.1 và các điều khoản liên quan đến thuế khác của Bộ luật Virginia)
  • Bộ luật hành chính Virginia (quy định)
  • Tóm tắt luật pháp
  • Quyết định của Ủy viên thuế
  • Bản tin thuế
  • Ý kiến của Tổng chưởng lý liên quan đến các vấn đề thuế
  • Biểu Mẫu
  • Dự luật về quyền của người nộp thuế Virginia
  • Báo cáo thường niên ( 1987 - hiện tại)
  • Nghiên cứu tỷ lệ bán hàng đánh giá ( 1998 - hiện tại)
  • Báo cáo doanh số chịu thuế của Virginia
  • Thuế suất địa phương (1999 - hiện tại)
  • Hướng dẫn chương trình bù trừ

Miễn trừ thường được sử dụng

Bộ luật Virginia cho phép bất kỳ cơ quan công quyền nào giữ lại một số hồ sơ không công khai. Cơ quan Thuế Virginia thường giữ lại các hồ sơ theo các miễn trừ sau:

  • Hồ sơ nhân sự (§ 2.2-3705.1 (1) của Bộ luật Virginia)
  • Hồ sơ tuân theo đặc quyền luật sư-khách hàng (§ 2.2-3705.1 (2)) hoặc sản phẩm công việc của luật sư (§ 2.2-3705.1 (3))
  • Thông tin độc quyền của nhà cung cấp (§ 2.2-3705.1 (6))
  • Hồ sơ liên quan đến việc đàm phán và trao hợp đồng trước khi hợp đồng được trao (§ 2.2-3705.1 (12))
  • Các giấy tờ làm việc và thư từ bí mật của Thống đốc (§ 2.2-3705.7 (2))
  • Tờ khai thuế liên bang và thông tin tờ khai (Bộ luật thuế thu nhập § 6103 (a)) và Bộ luật Virginia § 58.1-3
  • Các tờ khai thuế thu nhập, kinh doanh và bất động sản của tiểu bang, tờ khai thuế tài sản cá nhân và hồ sơ bí mật được lưu giữ theo § 58.1-3(bao gồm bất kỳ thông tin nào liên quan đến các giao dịch, tài sản, bao gồm tài sản cá nhân, thu nhập hoặc kinh doanh của bất kỳ cá nhân, công ty hoặc tập đoàn nào và bất kỳ bản sao nào của tờ khai liên bang hoặc thông tin tờ khai liên bang theo yêu cầu của luật Virginia phải được đính kèm hoặc đưa vào tờ khai Virginia) (§ 2.2-3705.7 (1))

Bộ luật Virginia § 58.1-3 áp dụng hình phạt nghiêm khắc đối với bất kỳ người nào tiết lộ thông tin bí mật của người nộp thuế. Tuy nhiên, không có điều khoản nào trong § 58.1-3 cấm tiết lộ thông tin bí mật của người nộp thuế cho người nộp thuế là đối tượng. Nói cách khác, bạn có thể yêu cầu và nhận bản sao tờ khai thuế của mình. Bạn sẽ không được cung cấp bản sao thông tin thuế của người nộp thuế khác trừ khi bạn cung cấp giấy ủy quyền bằng văn bản do người nộp thuế đó cấp cho bạn và có chữ ký của họ. Mẫu thuế Virginia PAR 101 được sử dụng cho mục đích này.

Cũng theo Va. Bộ luật § 58.1-3, Cơ quan Thuế Virginia không thể cung cấp thông tin thuế tổng hợp theo từng danh mục khi số lượng người nộp thuế trong danh mục đó đủ nhỏ để có thể xác định danh tính người nộp thuế.

Chính sách liên quan đến việc sử dụng miễn trừ

  • Chính sách chung của Cơ quan Thuế Virginia là áp dụng miễn trừ hồ sơ nhân sự trong những trường hợp cần thiết để bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên và cán bộ của Cơ quan Thuế Virginia.
  • Chính sách chung của Virginia Tax là áp dụng miễn trừ đàm phán hợp đồng bất cứ khi nào có thể để bảo vệ vị thế thương lượng và chiến lược đàm phán của Virginia Tax.