Yêu cầu chung cho tất cả các loại thuế
Bạn nên lưu giữ hồ sơ thuế của mình trong ít nhất ba năm kể từ ngày đến hạn nộp tờ khai hoặc ngày nộp tờ khai, tùy theo ngày nào muộn hơn. Nếu Sở Thuế vụ yêu cầu bạn lưu giữ hồ sơ liên bang trong thời gian dài hơn, bạn cũng nên lưu giữ hồ sơ tiểu bang trong cùng khoảng thời gian đó.
Lưu giữ mọi hồ sơ và tài liệu để xác minh thông tin đã khai trên tờ khai của bạn.
Bộ luật Virginia § 58 . 1 - 102
Hướng dẫn bổ sung về việc khấu trừ hồ sơ thuế
Hồ sơ khấu trừ thuế của bạn phải bao gồm:
- Số tiền và ngày trả lương cho từng nhân viên;
- Số tiền và ngày khấu trừ thuế thu nhập của Virginia đối với mỗi nhân viên;
- Tên, địa chỉ, số an sinh xã hội và thời gian làm việc của mỗi nhân viên;
- Giấy chứng nhận miễn trừ ( Mẫu VA- 4 hoặc Mẫu VA- 4 P ) cho mỗi nhân viên;
- Số tài khoản của bạn và số tiền cũng như ngày tháng của tất cả các khoản thanh toán thuế được thực hiện cho Sở Thuế; và
- Danh sách nhân viên yêu cầu miễn khấu trừ thuế, bao gồm cả số an sinh xã hội.
Lưu giữ tất cả hồ sơ trong ít nhất ba năm sau ngày đến hạn nộp tờ khai hoặc ngày nộp thuế, tùy theo ngày nào muộn hơn.