Trang này cung cấp các câu hỏi thường gặp cho tất cả khách hàng sử dụng hệ thống Tải lên web.
Để xem lại các Câu hỏi thường gặp khác về Tải lên web, vui lòng truy cập trang Câu hỏi thường gặp về TAX của Tải lên web và Câu hỏi thường gặp về Tải lên web của VEC .
Thông tin chung & Yêu cầu
Tại sao tôi nên sử dụng Web Upload?
Web Upload có sẵn cho mọi người và là hệ thống tuyệt vời để gửi thông tin hoàn trả và thanh toán điện tử. Bạn có thể sử dụng hệ thống này cho cả Sở Thuế Virginia và Ủy ban Việc làm Virginia. Tính năng nhiều khách hàng đặc biệt có lợi cho các chuyên gia thuế và công ty tính lương nộp thuế thay mặt cho nhiều khách hàng.
Hệ thống này cũng là một lựa chọn tuyệt vời cho các chủ doanh nghiệp nhỏ chuẩn bị tờ khai thuế bằng phần mềm khai thuế hoặc sử dụng các chương trình như Excel để lập bảng tính. Bạn có thể gửi thông tin của nhiều khách hàng hoặc nhiều giai đoạn trong một tệp duy nhất. Web Upload còn cung cấp tính năng xác thực tức thời đối với các tệp cũng như khả năng lên lịch gửi tệp vào một ngày trong tương lai.
Tôi có phải sử dụng Web Upload nếu tôi đã có tài khoản Dịch vụ trực tuyến dành cho doanh nghiệp không?
Không. Tải lên web là một cơ hội nữa để bạn được hưởng lợi từ việc nộp hồ sơ/thanh toán điện tử. Điều này đặc biệt có lợi nếu bạn phải nộp/trả nhiều tờ khai cùng lúc hoặc các tài khoản có lịch trình ở nhiều địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, không thể sử dụng Dịch vụ trực tuyến dành cho doanh nghiệp để gửi báo cáo tiền lương và thu nhập W2/1099 theo phương thức điện tử. Để gửi dữ liệu này qua đường điện tử, bạn phải sử dụng Web Upload hoặc eForms.
Hệ thống Tải lên Web có an toàn không?
Có, nó rất an toàn. Web Upload sử dụng công nghệ bảo mật Internet mới nhất để bảo mật các giao dịch. Hệ thống có nhiều lớp bảo mật, bao gồm các quy trình và thủ tục để ngăn chặn truy cập trái phép, xác thực người tham gia phù hợp và đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống. Lưu ý chữ "s" trong phần "https" của URL (địa chỉ web) của hệ thống Tải lên Web . Nó là viết tắt của "Secure Sockets Layer" và là một hình thức mã hóa để bảo vệ thông tin của bạn và khách hàng.
Cần có loại thiết bị và phần mềm nào để sử dụng Web Upload?
Tất cả những gì bạn cần là một máy tính có trình duyệt chuẩn và khả năng truy cập Internet. Nên sử dụng kết nối Internet tốc độ cao như DSL hoặc cáp. Trình duyệt phải là Internet Explorer phiên bản 6.0 trở lên, Firefox phiên bản 2.0 trở lên hoặc Google Chrome.
Thiết lập & Cơ bản
Tôi có phải đăng ký để sử dụng Web Upload không?
Đúng. Có một quy trình đăng ký hoặc "đăng ký" đơn giản cần hoàn tất khi bạn sử dụng Web Upload lần đầu tiên. Bạn sẽ cung cấp tên, số điện thoại, địa chỉ email và một số thông tin cơ bản khác. Sau khi đăng ký, bạn chỉ cần địa chỉ email và mật khẩu để truy cập vào tài khoản Web Upload của mình.
Tôi có phải đăng ký từng công ty với Web Upload không?
KHÔNG. Bạn chỉ cần đăng ký một lần.
Bạn có thể sử dụng một tài khoản Web Upload để gửi tệp cho nhiều khách hàng/công ty, mặc dù bạn chỉ có thể nhập thông tin của một công ty trong quá trình đăng ký. Thông tin bạn nộp trong hồ sơ là thông tin mà cơ quan có thẩm quyền sử dụng để khai thuế và thông tin khai thuế/thanh toán của bạn. Khi hoàn tất quá trình đăng ký, hãy cung cấp thông tin liên hệ để phòng trường hợp tệp có vấn đề.
Tại sao tôi không nhận được email xác nhận sau khi đăng ký?
Có thể bộ lọc email của bạn đang chặn email xác nhận. Kiểm tra bộ lọc thư rác và thêm webupload@tax.virginia.gov và webuploadVEC@vec.virginia.gov vào danh sách địa chỉ email an toàn của bạn. Ngoài ra, hãy xác minh rằng bạn đã nhập đúng địa chỉ email trong quá trình đăng ký. Nếu bạn sử dụng sai địa chỉ email, hãy đăng ký lại bằng địa chỉ email đúng.
Tôi phải bắt đầu từ đâu sau khi đăng nhập vào Web Upload?
Quá trình Tải lên Web bao gồm Đăng ký, Thiết lập và Gửi. Đầu tiên, hãy truy cập trang "Bố cục tệp" để bắt đầu quá trình thiết lập và lưu trữ. Đây cũng là nơi bạn có thể lưu mẫu của một số Bố cục tệp tải lên web nhất định, điều này sẽ hữu ích nếu bạn cần tự tạo tệp. Các thông tin chi tiết bổ sung được cung cấp trong trang Câu hỏi thường gặp này cũng như trong Hướng dẫn tải lên web. Việc xem xét các tài liệu này sẽ giúp bạn nộp hồ sơ đúng cách với Web Upload.
Điều đó có nghĩa là Web Upload là " dựa trên tệp "?
Thay vì gửi tờ khai giấy hoặc nhập từng tờ khai riêng biệt, bạn có thể lưu trữ tất cả thông tin tờ khai/thanh toán vào một tệp. Có thể có thông tin cho một hoặc nhiều tờ khai (cùng loại tờ khai) trong một tệp duy nhất. Bạn được coi là đã nộp tờ khai đó (hoặc tờ khai kèm theo thanh toán) khi bạn gửi hồ sơ của mình qua Web Upload. Không cần thực hiện thêm hành động nào nữa để nộp tờ khai.
Tại sao tôi không thể nhập thông tin của mình vào Web Upload?
Như đã mô tả ở trên, Web Upload là một hệ thống "dựa trên tập tin". Nếu bạn muốn nhập thông tin trả hàng/thanh toán, hãy truy cập và xem qua hệ thống eForms hoặc Dịch vụ trực tuyến dành cho doanh nghiệp của chúng tôi.
Web Upload lưu trữ các tệp của tôi trong bao lâu?
Web Upload tự động xóa các tệp sau một số ngày cụ thể, tùy thuộc vào loại biểu mẫu. Điều này không ảnh hưởng đến thông tin được nộp cho cơ quan hiện hành, chỉ ảnh hưởng đến những gì được lưu trữ trong hệ thống Tải lên Web.
- Biểu mẫu VA-5, VA-15 và VA-16 = 2 năm
- Biểu mẫu VA-6, W-2, 1099-R, 1099-MISC và Biểu mẫu VK-1 = 1 năm
- Biểu mẫu ST-8, ST-9 và ST9-CO = 180 ngày
- Biểu mẫu P2P = 180 ngày
- Biểu mẫu FC-20 và FC-21 = 120 ngày
Nếu ngày đáo hạn rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ thì sao?
Thông tin trả hàng và thanh toán phải được gửi vào ngày làm việc đầu tiên sau cuối tuần hoặc ngày lễ. Thông tin phải được nộp qua Web Upload trước nửa đêm ngày hết hạn nộp hồ sơ.
Bố cục tập tin & Nội dung tập tin
Tôi có thể sử dụng những loại tệp nào với Web Upload?
Có ba loại tệp: Excel, chiều rộng cố định (dựa trên cột) và phân định. Bạn có thể chọn từ tab, dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy cho dấu phân cách trường của bạn. Bạn cũng có thể zip/nén các tập tin của mình. Web Upload không hỗ trợ định dạng tệp PDF.
Khi nào và tại sao tôi phải tạo Bố cục tệp?
Bạn chỉ tạo Bố cục tệp một lần cho mỗi loại trả về. Bạn có thể chỉnh sửa Bố cục tệp bất kỳ lúc nào sau khi tệp được tạo. Tải lên web sẽ chỉ ra thông tin nào là bắt buộc để Gửi thông tin trả lại/thanh toán và tệp của bạn phải được định dạng như thế nào. Web Upload cũng sẽ sử dụng Bố cục tệp của bạn để xem xét tệp và cho bạn biết về bất kỳ lỗi nào bạn cần sửa.
Tôi có thể xóa Bố cục tệp không?
Đúng. Bạn có thể xóa Bố cục tệp miễn là tất cả các tệp được tải lên với bố cục đó đã được xử lý. Xóa một Bố cục Tệp trùng lặp là lý do chính để xóa một Bố cục Tệp. Nếu không, bạn chỉ cần chỉnh sửa Bố cục tệp theo nhu cầu.
Tôi có thể sử dụng tệp "Xem mẫu" trên trang Tạo bố cục để thiết lập tệp của riêng mình để Tải lên web không?
Có - nhưng chỉ để thiết lập tệp trên máy tính của bạn. Bạn phải lưu thông tin trả hàng/thanh toán của mình vào tệp đó và trên máy tính để có thể sử dụng sau này khi Gửi thông tin đó qua Web Upload.
Nếu tệp của tôi chứa thông tin khác ngoài những trường bắt buộc thì sao?
Bạn được phép thêm thông tin bổ sung cho Excel và các loại tệp phân cách. Bạn phải nhập thông tin bổ sung vào trường "điền thêm" mà bạn thêm vào khi tạo Bố cục tệp. Dữ liệu trong các trường "điền vào" được coi là dữ liệu mang tính thông tin và không được xử lý.
Tôi có phải thay đổi hệ thống để sử dụng Web Upload không?
KHÔNG. Đây là một trong những lợi ích khi nộp và thanh toán bằng Web Upload. Trang web Web Upload cung cấp các yêu cầu và bạn có thể thay đổi Bố cục tệp Web Upload để phù hợp với những gì hệ thống của bạn tạo ra.
Tôi có thể thanh toán bằng Web Upload như thế nào?
Có hai cách để thực hiện thanh toán ghi nợ ACH bằng Web Upload:
- Bao gồm thông tin tài khoản thanh toán và thanh toán cho mỗi tờ khai trong hồ sơ, HOẶC
- Lưu một tài khoản thanh toán được chỉ định trong Hồ sơ của bạn để ghi nợ tất cả các khoản thanh toán được liệt kê trong tệp và chỉ định việc sử dụng tài khoản được chỉ định trước khi tải tệp lên bằng hộp kiểm "Tài khoản ngân hàng". Trường Số tiền thanh toán vẫn phải được đưa vào tệp của mỗi bản ghi.
Tôi có thể sử dụng tài khoản tiết kiệm thay vì tài khoản thanh toán với Web Upload không?
Không. Hiện tại, Web Upload chỉ có thể chấp nhận thông tin tài khoản thanh toán.
Tôi có phải báo cáo cả đô la và xu không?
Đúng. Tất cả số tiền đô la/xu phải được báo cáo và BẠN PHẢI bao gồm dấu thập phân. Ví dụ, "$25" phải được báo cáo là 25.00 và "$25.49" phải được báo cáo là 25.49 trong tệp. Điều này cũng áp dụng cho các khoản hoàn trả "bằng không". "Số không" phải được báo cáo là 0.00 trong tệp.
Web Upload có chấp nhận các tệp có thông tin thanh toán và trả lại đã sửa đổi không?
KHÔNG. Bạn không thể sửa đổi việc trả hàng và thanh toán thông qua Web Upload. Nếu bạn phát hiện lỗi trong thông tin khai thuế và tệp ở trạng thái "Đã xử lý", bạn phải gửi tờ khai giấy để sửa đổi thông tin đã gửi trong tệp Tải lên web của bạn. Tuy nhiên, nếu tệp ở trạng thái "Sẵn sàng gửi" hoặc "Đã lên lịch", bạn có thể thực hiện các sửa đổi khi cần thiết.
Tải lên & Gửi tập tin
Sự khác biệt giữa Upload và Submit là gì?
Khi bạn "Tải lên" tệp, bạn đang liên kết tệp với tài khoản Tải lên web của mình và hệ thống sẽ xem xét tệp của bạn để tìm lỗi. Sau đó, bạn phải "Gửi" tệp lên Web. Trên thực tế, việc này sẽ lưu trữ thông tin khai thuế và thanh toán với cơ quan có thẩm quyền.
Web Upload có chấp nhận các tập tin được bảo vệ bằng mật khẩu không?
Không. Web Upload không chấp nhận các tệp bảo vệ bằng mật khẩu. Tệp của bạn không được bảo vệ bằng mật khẩu, nếu không Web Upload sẽ tạo ra thông báo lỗi và bạn sẽ không thể tải lên tệp của mình.
Có thể tải các tập tin nén/zip lên Web Upload không?
Có, nhưng để làm được như vậy cần phải thực hiện thêm một bước. Khi bạn tải lên tệp nén hoặc đã nén, hãy đánh dấu vào hộp kiểm "Nén (Đã nén)". Tính năng này cho phép Web Upload tải tệp lên đúng cách trước khi bạn gửi.
Tệp của tôi có thể sử dụng tiêu đề và/hoặc chân trang không?
Có và không. Để tránh lỗi, bạn phải nhập số dòng tiêu đề và/hoặc số dòng chân trang trên trang Tải tệp lên trong Tải lên web. Ví dụ về dòng đầu trang và chân trang bao gồm tên trường (như trong tệp "Xem mẫu") và tóm tắt cột. Các tệp có chiều rộng cố định không được chứa phần đầu trang hoặc phần chân trang.
Từ này " In Process " có nghĩa là gì?
Sau khi bạn gửi tệp, trạng thái sẽ thay đổi thành "Đang xử lý". Điều này có nghĩa là tệp đang được xử lý và không thể sửa đổi thêm nữa. Tính năng Tải lên web sẽ tiếp tục xử lý tệp ngay cả sau khi bạn đăng xuất khỏi hệ thống. Bạn không cần phải theo dõi tệp để đảm bảo nó tiếp tục được xử lý. Bạn có thể tải lên và gửi tệp tiếp theo mà không cần phải đợi đến khi tệp kia hoàn tất.
Tôi có nhận được tin nhắn xác nhận sau khi gửi hồ sơ không?
Đúng. Email xác nhận sẽ được gửi đến địa chỉ email của bạn trong vòng một ngày làm việc sau khi tệp của bạn chuyển từ trạng thái "Đang xử lý" sang trạng thái "Đã xử lý". Hãy chắc chắn rằng địa chỉ email của bạn là chính xác để nhận được email xác nhận.
Tôi có thể lên lịch (lưu trữ) khoản thanh toán của mình để gửi vào một ngày trong tương lai không?
Đúng. Bạn sẽ lên lịch gửi toàn bộ hồ sơ (thông tin khai thuế và thanh toán) sau này, chứ không chỉ riêng thông tin thanh toán. Không nên lên lịch nộp hồ sơ sau ngày đến hạn.
Tại sao tôi nhận được thông báo lỗi về các hàng và/hoặc cột trống trong tệp Excel của mình?
Đôi khi, tệp Excel "nghĩ" rằng vẫn còn dữ liệu trong một hàng hoặc cột, ngay cả khi chúng dường như trống. Để sửa lỗi này, bạn phải xóa các hàng sau hàng thông tin cuối cùng và xóa các cột bên phải cột cuối cùng. Đây không phải là kết quả của Web Upload mà là của Excel.
Nếu tôi sử dụng Web Upload, tôi có cần phải nộp tờ khai giấy hoặc báo cáo thu nhập không?
Không, bạn không cần phải điền và nộp tờ khai giấy nữa.