Trang này cung cấp các câu hỏi thường gặp liên quan đến biểu mẫu thuế và bảng lương được hỗ trợ bởi Web Upload của Virginia Tax.
Để xem lại các Câu hỏi thường gặp khác về Tải lên Web, vui lòng truy cập trang Câu hỏi thường gặp chung về Tải lên Web và Câu hỏi thường gặp về Tải lên Web của VEC .
Thiết lập và Cơ bản về Tệp
Doanh nghiệp có cần phải đăng ký với Cơ quan Thuế Virginia trước khi nộp hồ sơ qua Web Upload không?
Có - trước tiên phải đăng ký. Nếu không làm như vậy, chúng tôi sẽ chậm trễ trong việc xử lý thông tin hoàn thuế/thanh toán của bạn trong hệ thống kế toán thuế Virginia. Có thể đăng ký doanh nghiệp trực tuyến thông qua hệ thống iReg .
Khi nào tôi sử dụng định dạng trường "Ngày theo quý"?
Định dạng trường này chỉ áp dụng cho Mẫu VA-15 và Mẫu VA-16. Biểu mẫu VA-16 là tờ khai đối chiếu hàng quý dành cho người nộp thuế khấu trừ nửa tuần thực hiện thanh toán nửa tuần bằng Biểu mẫu VA-15. Chỉ chấp nhận giá trị ngày tháng theo định dạng MM/DD/YYYY cho ngày cuối cùng của mỗi quý (tháng 3, tháng 6, tháng 9 và tháng 12) trong trường này.
- Ví dụ 1: Các khoản thanh toán nửa tuần (Mẫu VA-15) được thực hiện cho Quý 3của 2016 (tháng 7 - tháng 9 2016) có Ngày kết thúc kỳ là 09/30/2016
- Ví dụ 2: Sử dụng Biểu mẫu VA-16 để đối chiếu các khoản thanh toán được thực hiện cho Quý 3của 2016 sẽ có Ngày kết thúc kỳ là 09/30/2016
Nếu bạn đang sử dụng bảng tính Excel, bạn có thể cần định dạng lại trường ngày để nhận dạng tháng có chữ số 2 , ngày có chữ số 2và năm có chữ số 4 . Để sửa lỗi trường ngày, bạn có thể cần xóa trường, định dạng lại ngày rồi nhập ngày kết thúc quý áp dụng được mô tả ở trên.
Hai chữ số trong số Tài khoản thuế có nghĩa là gì?
Tải lên web yêu cầu phải có số tài khoản thuế đầy đủ khi khai thuế. Mỗi tờ khai thuế doanh nghiệp đều có Mã số tài khoản thuế Virginia
- 2- mã chữ số cho loại thuế của tờ khai đó (ví dụ: 10 = Thuế bán hàng, 12 = Thuế sử dụng, 30 = Thuế khấu trừ, v.v.) và
- 9-chữ số FEIN, và
- chữ "F" để chỉ FEIN, và
- 3- mã chữ số cho địa điểm kinh doanh.
Ví dụ = 10-123456789F-001 cho tờ khai Thuế bán hàng
Tại sao khoản thanh toán cho tờ khai thuế Tải lên web của tôi không được ghi nợ từ tài khoản ngân hàng của tôi?
Bạn phải có trường Số tiền thanh toán trong Bố cục Tệp và tệp thực tế của bạn để có khoản thanh toán được ghi nợ từ tài khoản ngân hàng của bạn. Web Upload không sử dụng trường Tổng số tiền đến hạn để bắt đầu thanh toán.
Xác minh thông tin ngân hàng của bạn là chính xác. Số định tuyến và số tài khoản phải nằm trong tệp thực tế hoặc được lưu trong phần Tài khoản ngân hàng của hồ sơ Tải lên web của bạn. Nếu sử dụng tính năng Tài khoản ngân hàng đã lưu, bạn cũng phải đánh dấu vào hộp kiểm Tài khoản ngân hàng trên trang Tải tệp lên trước khi tải tệp lên.
Mã nhà cung cấp là gì và có bắt buộc không?
Mã nhà cung cấp là trường tùy chọn nằm trong Bố cục tệp tải lên web của Cục Thuế Virginia. ID nhà cung cấp là mã gồm 4chữ số được sử dụng để xác định các bản ghi do các công ty phần mềm của nhà cung cấp tạo ra và/hoặc gửi.
Nếu bạn không sử dụng ID nhà cung cấp vì bạn đã tạo tệp của riêng mình, bạn có thể nhấp vào dấu "X" màu xanh lá cây bên cạnh trường để xóa trường đó khỏi Bố cục tệp đang hoạt động. Bạn có thể thêm lại sau nếu cần.
Chi tiết về loại thuế
Tôi sử dụng Mã FIPS ở đâu trong hồ sơ Thuế bán hàng của mình?
Trường Mã FIPS chỉ áp dụng cho các Biểu ST6B và ST9B. Mã 5chữ số này được IRS cấp để xác định các quận và thành phố hợp nhất ở cấp tiểu bang. FIPS này được định dạng là 51XXX trong đó 51 = Virginia và XXX = mã 3chữ số cho địa phương.
Tại sao những địa phương mà tôi không cư trú lại được liệt kê trong biểu thuế bán hàng của tôi trong hồ sơ?
Nếu sử dụng phần mềm khai thuế, có thể các cài đặt bạn đang sử dụng đang bao gồm các địa phương bổ sung không cần thiết cho tệp của bạn. Bạn nên xem lại chúng để đảm bảo chỉ có địa phương của bạn được báo cáo trong hồ sơ của bạn. Chỉ những địa phương mà bạn đang sinh sống/đăng ký mới được báo cáo trên lịch trình.
Liên hệ với công ty phần mềm khai thuế của bạn để thực hiện bất kỳ sửa đổi cần thiết nào đối với thông tin địa phương không có trong hồ sơ của bạn.
Tôi có thể lưu trữ dữ liệu VK-1 và 502 thông qua Web Upload không?
Chỉ dữ liệu Biểu VK-1 mới có thể được nộp điện tử thông qua Tải lên Web. Virginia Tax cung cấp eForm 502EZ cho những khách hàng đáp ứng một số tiêu chí liên quan 502 .
W-2 và 1099 Dữ liệu
Tôi có thể tìm thông tin bố cục W-2 và/hoặc 1099 ở đâu?
Tab Hướng dẫn nộp W-2 và 1099 điện tử trên trang Trích giữ của chúng tôi chứa tất cả thông tin để nộp dữ liệu W-2 và 1099 của bạn. Bạn cũng có thể tìm thấy các trường bắt buộc và thông tin chi tiết trên Bố cục W-2 (định dạng EFW2/SSA), Bố cục W-2 của Excel, Bố cục 1099-R và Bố cục 1099-MISC.
Tôi có thể sử dụng cùng một tệp W-2 mà tôi đã nộp cho Cục An sinh Xã hội (SSA) không?
Có - nếu tệp là tệp văn bản và chứa ít nhất MỘT bản ghi cho biết Virginia khấu trừ thuế, tức là một bản ghi RS có mã 51 cho Virginia. Bố cục W-2 (định dạng EFW2/SSA) được Web Upload chấp nhận có chứa thêm thông tin chi tiết.
Tôi có thể sử dụng tệp PDF mà SSA cung cấp cho tôi sau khi tôi nhập dữ liệu W-2 trực tiếp vào trang web của họ không?
KHÔNG. Đây không phải là định dạng tệp mà Web Upload hỗ trợ. Như đã lưu ý ở trên, dữ liệu W-2 phải là tệp văn bản hoặc bảng tính Excel.
Tôi có thể sử dụng tệp PDF của dữ liệu 1099-R hoặc 1099-MISC của mình không?
Không. PDF không phải là loại tệp được hỗ trợ. Nó phải là tệp văn bản cho dữ liệu 1099-R và cho 1099-MISC.
Tôi có thể nhập tiền lương và tiền khấu trừ ngoài Virginia vào tệp Excel W-2 không?
KHÔNG. Chỉ phải nhập tiền lương và thuế khấu trừ của Virginia. Dữ liệu W-2 được gửi bằng định dạng Excel W-2 được coi là dành cho tiền lương và thuế khấu trừ của Virginia.
Tại sao tôi không thể chỉnh sửa Bố cục tệp W-2/1099 sau khi tạo chúng?
Không giống như các biểu mẫu khác trong Web Upload, Bố cục tệp cho Biểu mẫu W-2 và 1099 được thiết lập và không thể chỉnh sửa do yêu cầu thông tin cụ thể PHẢI nằm ở các vị trí cụ thể trong tệp. Xem trang Hướng dẫn nộp hồ sơ điện tử của Nhà tuyển dụng W-2 và 1099 để biết chi tiết.
Cơ quan Thuế Virginia sử dụng cùng định dạng tệp cho các tệp văn bản W-2 có chiều rộng cố định trong hướng dẫn EFW2 do SSA đặt ra. Đối với các tệp văn bản 1099-R và 1099-MISC có chiều rộng cố định, Virginia Tax sử dụng cùng định dạng tệp trong hướng dẫn của Ấn phẩm 1220 do IRS đặt ra. Các bố cục này chỉ có vẻ hơi khác một chút do cách các trường tùy chọn W-2/1099 được nhóm lại với nhau trong các trường "điền" Tải lên web. Bố cục tệp W-2 theo định dạng Excel được Cục Thuế Virginia thiết lập vì tệp này chỉ có thể chứa dữ liệu về tiền lương và thuế khấu trừ của Virginia.
Bạn có tính năng nào giống như "Accuwage" của SSA dành cho W-2của tôi không?
Có - có một tính năng tương tự, nhưng nó không xác minh được độ chính xác của SSN. Nút "Tải lên" trong Tải lên web sẽ xem xét và xác thực các thành phần dữ liệu bắt buộc có trong tệp của bạn trước khi bạn có thể gửi tệp đó tới Cơ quan Thuế Virginia. (Điều này áp dụng cho tất cả các khoản trả về, không chỉ riêng W-2 .) Bất kỳ lỗi nào cũng sẽ được hiển thị tự động và khi tệp không có lỗi nào - tổng số xác thực sẽ được hiển thị để bạn so sánh với hồ sơ của mình.
Tôi có thể nộp các biểu mẫu 1099 khác ngoài biểu mẫu 1099 -R và 1099 -MISC bằng Web Upload không?
Hiện tại, 1099-R và 1099-MISC là hai biểu mẫu 1099 duy nhất có thể được nộp điện tử với Web Upload. Các biểu mẫu khác trong chuỗi 1099 không được hỗ trợ.
Tại sao tôi nhận được thông báo lỗi nêu rằng tệp văn bản W-2/1099-R của tôi phải chứa ít nhất 1 hồ sơ nhân viên/người nhận tiền?
Mã tiểu bang Virginia " 51 " có thể bị thiếu trong tệp văn bản của bạn. Tải lên web yêu cầu phải có ít nhất một bản ghi có mã tiểu bang " 51 " để chỉ ra dữ liệu của Virginia.
- Đối với tệp văn bản W-2 (EFW2), mã tiểu bang phải nằm ở vị trí 3-4 của bản ghi "RS".
- Đối với tệp văn bản 1099-R, mã trạng thái phải nằm ở vị trí 747-748 của bản ghi "B".
- Đối với tệp văn bản 1099-MISC, mã tiểu bang phải nằm ở vị trí 747-748 của bản ghi "B".
Tôi có cần phải nộp Mẫu VA-6 sau khi đã nộp thông tin W-2 và/hoặc 1099 không?
Đúng. Bạn phải nộp Mẫu VA-6 cho mỗi nhà tuyển dụng trong hồ sơ W-2 và 1099 của mình. Chúng tôi yêu cầu bạn nộp VA6(s) bằng eForms, Dịch vụ trực tuyến dành cho doanh nghiệp hoặc Tải lên web.
Tại sao tôi nhận được thông báo lỗi khi tải tệp QuickBooks W-2 lên?
Có thể bạn đang tải lên nhầm tệp thông qua Web Upload. KHÔNG tải lên bảng tính Excel của QuickBooks. Tệp văn bản có tên "Báo cáo W2" là tên tệp mà bạn nên Tải lên và Gửi. Xem Hướng dẫn công việc này để biết thêm chi tiết về cách tạo/xác định vị trí tệp chính xác cũng như thông tin liên hệ QuickBooks.